Beursplanning: tijdlijn van zes maanden tot de beursdag

Waarom vroeg beginnen loont

De beste standlocaties, de scherpste tarieven en de rust om goede keuzes te maken: het zijn allemaal beloningen voor wie op tijd begint. Wie pas twee maanden vooraf wakker wordt, betaalt meer en levert in op kwaliteit. Gebruik onderstaande tijdlijn als leidraad.

Zes tot negen maanden vooraf

• Bepaal uw beursdoel en doelgroep
• Kies de beurs en reserveer uw standruimte
• Stel uw totaalbudget op
• Kies een standbouwer en start het gesprek

Drie tot vier maanden vooraf

• Laat uw stand ontwerpen en keur het ontwerp goed
• Bepaal de techniek: LED, verlichting, demo-opstelling
• Regel transport, opbouw en afbouw
• Start de promotie: zet de beurs op uw website en socials

Twee maanden vooraf

• Lever het grafisch materiaal aan voor doeken en prints
• Nodig klanten en prospects persoonlijk uit
• Boek reis en hotel voor uw team
• Bestel weggevers en drukwerk

Een maand vooraf

• Brief uw standteam en maak het rooster
• Zet leadregistratie en opvolging klaar
• Controleer de aansluitingen: stroom, wifi, water
• Stel uw paklijst op

De laatste week

• Bevestig opbouwtijden en toegang met de beurs
• Stuur een laatste herinnering naar uw uitgenodigde bezoekers
• Pak alles in volgens de paklijst
• Loop het doel en de afspraken met het team nog een keer door

Op de beursdag

• Wees ruim op tijd voor de opbouwcontrole
• Test techniek en verlichting voordat de deuren opengaan
• Registreer elke lead meteen, wacht niet tot het eind van de dag

Loopt u tegen een strakke deadline aan? Een modulaire stand is sneller te realiseren dan volledig maatwerk, handig als de tijd dringt.